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中國企業(yè)培訓(xùn)講師
專業(yè)秘書(行政管理人員)綜合技能提升訓(xùn)練課程
發(fā)布時間:2019-08-07 09:47:39
 
講師:田淼 瀏覽次數(shù):2926

課程描述INTRODUCTION

專業(yè)秘書綜合技能提升培訓(xùn)

· 秘書文員

培訓(xùn)講師:田淼    課程價格:¥元/人    培訓(xùn)天數(shù):2天   

日程安排SCHEDULE



課程大綱Syllabus

專業(yè)秘書綜合技能提升培訓(xùn)

【課程背景】
專業(yè)秘書(及行政管理人員,以下均簡稱秘書)工作以其特殊性,在企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)行政管理的重要作用愈發(fā)凸顯,秘書職業(yè)的社會化、知識化、專業(yè)化發(fā)展也對秘書職業(yè)從業(yè)者提出了更高的期望與要求。進(jìn)入信息化社會,以計算機(jī)為代表的信息技術(shù)帶給人們工作、生活快捷、方便的同時,國人的漢子書寫能力及文章寫作與水平,在迎接挑戰(zhàn)的同時,也帶來了更多有利于行政管理辦公現(xiàn)代化的契機(jī)。提高秘書職業(yè)從業(yè)者綜合性、多元化能力,不僅可以提升從業(yè)者的個人素質(zhì)能力,而且對于社會具有帶動和示范意義。
【課程收益】
通過課程學(xué)習(xí)、實訓(xùn)及輔導(dǎo)實現(xiàn)如下目標(biāo)效果:
1、明確各級行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向
2、學(xué)會編寫自己的崗位說明
3、明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識
4、學(xué)會奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位
5、運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用時間管理的工具,提高自身工作效率
7、規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營發(fā)揮重要作用
8、提升商務(wù)公文寫作技巧,提高駕馭文字的能力
9、學(xué)習(xí)掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧
10、了解商務(wù)接待活動中各項禮儀,體現(xiàn)企業(yè)良好形象
【課程對象】政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從事行政、秘書工作人員等
【課程時間】2天-3天(12-18課時)
【培訓(xùn)方式】視頻教學(xué)、案例分析、小組研討、角色扮演、游戲互動

【課程提綱】
開場
致歡迎詞及課程介紹
引導(dǎo): 你所了解的秘書工作(行政管理工作)有哪些?
一、秘書工作角色認(rèn)知及職能認(rèn)知
1、秘書的角色認(rèn)知:
狹義及廣義之分; 
秘書機(jī)構(gòu)的地位:中樞輔助;綜合辦事;外聯(lián)窗口;“不管部”;樞紐。
秘書機(jī)構(gòu)的基本職能:輔助領(lǐng)導(dǎo),辦理事務(wù)。
.秘書工作的內(nèi)容
.秘書工作的一般特征
秘書工作的本質(zhì)特征
秘書工作的基本規(guī)律
秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
2、秘書工作職能使用指導(dǎo)思想
堅持“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想:為本級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為各部門服務(wù),為員工與客戶服務(wù)。
辦公室主任的主要職責(zé):輔助決策  處理事務(wù) 協(xié)調(diào)管理 工作把關(guān)
.決策和輔助決策:決策準(zhǔn)備階段、預(yù)案設(shè)計階段、方案優(yōu)選階段、決策實施階段

二、新時期秘書必備的素質(zhì)
1、基本素質(zhì)要求:
職業(yè)道德:任勞任怨、忠于職守、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實、公道正派、謙虛好學(xué)、開拓創(chuàng)新
  秘書禮儀修養(yǎng)與形象:寬容的原則、敬人、自律、遵守、適度、真誠、從俗、平等
交際原則:白金法則:以對方為中心的三A法則:
1.Accept 接受 2.Appreciate欣賞 3.Admire贊美
秘書的知識與技能結(jié)構(gòu):視野開闊,基礎(chǔ)厚實;能力全面,特長突出;熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù),具備良好的語言文字表達(dá)能力,敏于思考,勤于辦事
2、部分重要工作分解及演練:

A、接待工作
案例:接待與電話帶來的經(jīng)濟(jì)效益?    
接待工作的意義1.展示形象的重要窗口2.牽線搭橋的主要形式3.獲取信息的有效渠道。
接待工作的原則:1.誠懇熱情2. 講究禮儀3.細(xì)致周到4.儉省節(jié)約,按章辦事
5.保守秘密6.對口接待,分工負(fù)責(zé)。
秘書接待中交往與位次禮儀(全程演練):
1.形象禮儀
2.介紹禮儀
3.名片禮儀
4.握手禮儀
5.位次禮儀(含車輛座次、會議座次等)
6.行進(jìn)指引禮及電梯禮儀
7.就餐禮儀
案例演練:
事先約定同等級別客戶拜訪案例(選用)
未經(jīng)預(yù)約不知情況客戶拜訪案例(選用)

B、辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)及電話通信禮儀
體驗:打開你的微信,看看你是什么人?
避免簡單低級錯誤重復(fù)發(fā)生
郵件處理及注意事項(郵箱、QQ)
即時對話注意事項(微信、即時通話工具)
自媒體發(fā)布注意事項(微信、微博、博客)
電話通信注意事項
當(dāng)面交流注意事項
案例演練:
與本公司其他部門郵件溝通事務(wù)案例(選用)
公司突發(fā)事件朋友知曉詢問案例(選用)

C、會議與會務(wù)組織工作
研討:這次會議你怎樣準(zhǔn)備到位?
會議的含義:有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的集會議事。
會務(wù)工作原則:充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、周到服務(wù)、勤儉節(jié)約、安全保密、提高效率。
會議籌備工作流程1.擬定會議預(yù)案2.起草會議文件3.發(fā)出會議通知4.聯(lián)系會議住地和會場5.制作會議證件6.布置會場7.安排會議報到8.安排預(yù)備會議會場9.做好會議籌備工作的有效措施。
秘書的會議準(zhǔn)備:人員、資料、設(shè)備、預(yù)判及結(jié)果追蹤
會議組織工作1.會場簽到2.分發(fā)會議文件3.組織會議記錄4.編印會議簡報或情況反映 5.組織選舉6.安排參觀活動 7.組織文娛活動8.安排合影 9.會議新聞通稿10.會議文件回收11.會議文件歸檔12.掌握會議貫徹落實情況13.會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算
案例演練:
本公司月度經(jīng)濟(jì)活動分析會召開案例(選用)
供應(yīng)商年度會議安排案例(選用)

D、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)及下周工作日程安排
案例:一份領(lǐng)導(dǎo)的日程安排表
計劃先行(先領(lǐng)導(dǎo)后部門、先主要后次要、先大會后小會、先緊急后長遠(yuǎn))
日程提醒及突發(fā)事件注意事項
洗手間禮儀
與領(lǐng)導(dǎo)交談的藝術(shù)
著裝的區(qū)分原則
案例演練:
公司3 位老總下周工作日程安排表(選用)
張總正在開會中,公司突發(fā)事件匯報流程案例(選用)

E、文書撰擬與公文處理
提問:最常用的辦公室公文是什么?
.黨政機(jī)關(guān)公文定義
.公文處理工作定義
文章與文體
寫作及規(guī)律
公文寫作特點與規(guī)范
常用文體實訓(xùn)(選用撰寫)
(1)知識要點講解及案例分析
(2)應(yīng)用訓(xùn)練
(3)作業(yè)輔導(dǎo)
1)通知、通告、通報
2)會議記錄與會議紀(jì)要
3)請示與報告
4) 計劃與總結(jié)
5) 領(lǐng)導(dǎo)講話
6) 文化內(nèi)刊等

F、辦公室信息工作
探討:你最經(jīng)??磧?nèi)部刊物的什么內(nèi)容?
信息的特性
.辦公室信息工作的基本要求
應(yīng)該具備的若干信息意識
調(diào)查研究及其程序
調(diào)查研究的基本類型及常用的調(diào)查方法
案例演練:
根據(jù)所給出的資料,擬寫一篇近期生產(chǎn)情況的調(diào)研報告。

3、秘書各項工作流程及工具包:
(1)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的工作流程
(2)溝通協(xié)調(diào)關(guān)系的工作流程
(3)信息處理工作流程
(4)文件管理流程
(5)日常事務(wù)安排、督導(dǎo)流程
(6)一般會議議程、安排流程
(7)領(lǐng)導(dǎo)外出安排流程
(8)接打電話的禮儀規(guī)范
(9)接待來訪禮儀“三步曲”
(10)握手禮的三步法

三、秘書工作綜合事務(wù)管理
1、溝通協(xié)調(diào)及有效溝通方法
體驗:無聲的游戲
與領(lǐng)導(dǎo)溝通
與同事溝通
協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系
協(xié)調(diào)部門之間關(guān)系
協(xié)調(diào)外部與企業(yè)之間關(guān)系
案例演練:
兩個部門在工作會議后的爭執(zhí)
2、文書處理七件事
故事:一份文件的自白
收文處理、發(fā)文處理、文書清退、文書立卷、文書歸檔、文書銷毀
印信管理、
案例演練:
一份文件的產(chǎn)生及生效

3、辦公室日常事務(wù)管理
視頻:一個白領(lǐng)的一天
制度管理
環(huán)境管理
資源管理
效率管理
日常事務(wù)及人事管理
案例演練:
辦公室晨會
4、行政后勤與安保管理
討論:辦公室管理設(shè)備知多少?
車輛及辦公設(shè)備管理
領(lǐng)導(dǎo)及一般值班管理
信訪及檔案管理
食堂宿舍管理
環(huán)保綠化管理
消防保衛(wèi)管理
商業(yè)秘密保護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全管理
案例演練:
視當(dāng)天學(xué)員情況而定

5、突發(fā)事件管理
組織搶救(平息事態(tài))、報告情況、保護(hù)現(xiàn)場、善后疏導(dǎo)、調(diào)查處理、總結(jié)重建。
案例演練:
辦公樓發(fā)生的火災(zāi)
課程回顧+結(jié)束
在課程中,我學(xué)到了什么,什么能夠馬上拿到工作中運(yùn)用?
課程回顧,分享交流
表達(dá)期望、祝福

專業(yè)秘書綜合技能提升培訓(xùn)


轉(zhuǎn)載:http://www.moqiwei.com/gkk_detail/64191.html

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開戶行:中國銀行股份有限公司上海市長壽支行
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田淼
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