### 引言
在2025年的企業(yè)運營中，物料管理起著至關(guān)重要的作用。非工單物料作為其中一個重要組成部分，對企業(yè)成本控制、運營效率提升都有著不可忽視的影響。如果說直接采購為企業(yè)提供充足的物質(zhì)基礎(chǔ)，那么非生產(chǎn)性采購則是企業(yè)保證生命線的“糧草”，它貫穿企業(yè)的整條價值鏈，幾乎覆蓋各個職能板塊。因此，有效地管理非工單物料已成為企業(yè)提升競爭力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。那么，如何在2025年實現(xiàn)對非工單物料的有效管理呢？本文將為您詳細介紹。
### 非工單物料相關(guān)概念
在深入探討管理方法之前，我們需要先明晰非工單物料的相關(guān)概念。非生產(chǎn)性物料指的是除生產(chǎn)性用料之外的所有外購物料，具體涵蓋設(shè)備維修、工具模配件、辦公耗材、勞保日用等所有輔助材料。這些物料雖然不直接構(gòu)成產(chǎn)品實體，但卻是企業(yè)日常運營不可或缺的部分。例如，辦公耗材的充足供應(yīng)可以保證員工高效完成工作；設(shè)備維修物料的及時補充能夠確保生產(chǎn)設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)，從而維持企業(yè)的生產(chǎn)秩序。
### 目前非工單物料管理存在的問題
#### 采購管理問題
1. **請購環(huán)節(jié)缺乏嚴謹性**：在一些企業(yè)中，各部門請購非工單物料時往往缺乏詳細的規(guī)劃。部分部門沒有對實際需求進行充分調(diào)研，就盲目提交請購申請，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)請購的情況。例如，某個部門可能沒有了解到其他部門已有相同物料的庫存，就再次申請采購，造成了資源的浪費和成本的增加。
2. **采購審批流程不清晰**：對于采購金額的審批權(quán)限劃分不夠明確，可能導(dǎo)致一些高價物料在未經(jīng)過嚴格審核的情況下就被采購。此外，審批流程繁瑣，會使采購周期延長，影響企業(yè)的正常運營。比如，一次緊急需要的維修物料，由于審批流程過長，無法及時采購到位，導(dǎo)致設(shè)備停機時間增加，影響了生產(chǎn)進度。
3. **采購價格管控不力**：采購人員在采購過程中，可能未能充分了解市場行情，以高出市場價格購買物料，或者存在高價購買低值物料的情況。而且，部分采購人員為了謀取私利，存在弄虛作假的行為，嚴重損害了企業(yè)的利益。
4. **供應(yīng)商管理不到位**：企業(yè)對供應(yīng)商的選擇和評估缺乏科學(xué)的方法和標準?？赡軟]有建立完善的供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的信譽、質(zhì)量、交貨期等方面的信息掌握不足。在與供應(yīng)商合作過程中，也缺乏有效的監(jiān)督和考核機制，導(dǎo)致供應(yīng)商提供的物料質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨不及時等問題。
#### 庫存管理問題
1. **庫存標準不明確**：沒有根據(jù)企業(yè)的實際生產(chǎn)和運營情況，制定合理的庫存標準。導(dǎo)致部分物料庫存過多，占用了大量的資金和倉儲空間；而一些關(guān)鍵物料則可能庫存不足，在需要時無法及時供應(yīng)，影響了生產(chǎn)和工作的正常進行。
2. **庫存盤點不及時**：企業(yè)未能定期對庫存進行全面盤點，無法及時發(fā)現(xiàn)物料的損耗、丟失、過期等問題。這不僅會造成庫存數(shù)據(jù)的不準確，還可能導(dǎo)致企業(yè)在采購決策時出現(xiàn)失誤。
3. **庫存管理信息化程度低**：部分企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的手工方式進行庫存管理，數(shù)據(jù)記錄和查詢效率低下，容易出現(xiàn)錯誤。而且，各部門之間的信息共享不及時，不能實現(xiàn)對庫存的實時監(jiān)控和動態(tài)管理。
#### 物料使用管理問題
1. **物料浪費嚴重**：在使用過程中，員工缺乏節(jié)約意識，對非工單物料隨意使用，不注意合理規(guī)劃和控制用量。例如，在辦公過程中，紙張浪費現(xiàn)象較為普遍；設(shè)備維修時，更換下來的零部件沒有進行有效的回收和再利用。
2. **物料使用記錄不完整**：企業(yè)沒有建立完善的物料使用記錄制度，無法準確掌握物料的使用情況和去向。這不利于對物料使用成本進行分析和控制，也難以發(fā)現(xiàn)物料使用過程中存在的問題。
### 非工單物料有效管理方法
#### 優(yōu)化采購管理
1. **規(guī)范請購流程**
- 所有非生產(chǎn)物料的請購需先經(jīng)部門經(jīng)（副）理簽核，然后拿到工具倉查核庫存。倉管人員根據(jù)實際庫存情況進行確認并簽字，再傳物控部門核實、核準后，采購部門才可受理購買物料。這樣可以避免重復(fù)請購，減少資源浪費。
- 各部門所做月計劃須與上月該部門實際使用量作對比，且月計劃須體現(xiàn)上月實用量。經(jīng)部門經(jīng)（副）理批準后傳與倉庫，倉庫參照庫存數(shù)量填寫并簽名，倉庫核實后傳物控復(fù)核。
2. **明確采購審批權(quán)限**：采購購買物品金額應(yīng)按審批權(quán)限執(zhí)行。例如，采購單次金額在500元以下由部門經(jīng)副理批準，單次金額在500 - 2000元的須經(jīng)副總經(jīng)理級或以上簽名審核，單次金額超過2000元的必須由總經(jīng)理簽名批準。通過嚴格的審批流程，確保采購行為的合理性和合規(guī)性。
3. **加強采購價格管理**
- 采購組應(yīng)了解物料市場價格情況，將每月的市場行情調(diào)查分析報告上報領(lǐng)導(dǎo)。對于一種物料要了解三家以上的報價，以便在采購時能夠選擇性價比最高的供應(yīng)商。
- 采購時要遵循不得以高出市場行情價購買物料、不得以高價購買低值物料的原則，不得弄虛作假。同時，根據(jù)自己的調(diào)查，當同質(zhì)實際價格低于計劃價時，應(yīng)報請管理小組重新核定單價。
4. **強化供應(yīng)商管理**
- 推薦新供應(yīng)商，建立供應(yīng)商手冊，物控辦審核報審后實施。對供應(yīng)商進行全面評估，包括其信譽、質(zhì)量、交貨期、價格等方面，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商進行合作。
- 對供應(yīng)商進行跟蹤管理，定期對供應(yīng)商進行評審。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時采取措施進行改進或更換。
#### 完善庫存管理
1. **制定合理的庫存標準**：倉庫組應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)和運營情況，制定各項物料的庫存標準。通過分析歷史數(shù)據(jù)、預(yù)測未來需求等方法，確定安全庫存、*庫存和最小庫存水平，以確保庫存既能滿足企業(yè)的正常需求，又不會造成過多的資金占用和庫存積壓。
2. **加強庫存盤點**：定期組織對各部門物料進行盤點、檢查，并對抽查的情況進行通報，對不良現(xiàn)象提出改進。盤點過程中要確保賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)物料的損耗、丟失、過期等問題，并采取相應(yīng)的處理措施。
3. **提高庫存管理信息化水平**：引入先進的庫存管理軟件，實現(xiàn)庫存數(shù)據(jù)的電子化管理。通過信息化系統(tǒng)，可以實時監(jiān)控庫存數(shù)量、出入庫情況等信息，提高庫存管理的效率和準確性。同時，各部門之間可以實現(xiàn)信息共享，便于及時調(diào)整采購計劃和生產(chǎn)安排。
#### 加強物料使用管理
1. **培養(yǎng)員工節(jié)約意識**：通過培訓(xùn)、宣傳等方式，提高員工對非工單物料節(jié)約使用的認識。例如，開展節(jié)約資源的主題活動，向員工宣傳節(jié)約的重要性和方法，鼓勵員工養(yǎng)成良好的節(jié)約習慣。
2. **建立物料使用記錄制度**：對物料的使用情況進行詳細記錄，包括使用部門、使用時間、使用數(shù)量、用途等信息。通過對這些記錄的分析，可以了解物料的使用情況和趨勢，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并及時采取措施進行改進。同時，還可以為成本核算和績效評估提供依據(jù)。
3. **推行物料回收和再利用**：對一些可回收再利用的物料，如廢舊辦公用品、設(shè)備零部件等，建立回收機制。對回收的物料進行分類整理和修復(fù)，重新投入使用，降低企業(yè)的采購成本。
#### 實行分類分級管理
1. **材料分類**：根據(jù)材料的價值和供應(yīng)難度，將非工單物料分為杠桿產(chǎn)品、戰(zhàn)略產(chǎn)品、瓶頸產(chǎn)品、一般產(chǎn)品。對于不同種類的材料，選擇合適的采購方案。例如，對于杠桿產(chǎn)品，可以通過集中采購的方式，與供應(yīng)商談判爭取更優(yōu)惠的價格；對于戰(zhàn)略產(chǎn)品，要與關(guān)鍵供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性。
2. **需求分級**：根據(jù)使用部門的需求緊急程度和重要性，對采購申請進行分級處理。對于緊急且重要的需求，應(yīng)優(yōu)先安排采購；對于非緊急需求，可以適當延遲采購，以平衡采購資源。
#### 標準化和需求管理
1. **標準化**：對不同產(chǎn)品項目的材料規(guī)格進行標準化，盡量采用共同設(shè)計/規(guī)格，減少定制項目數(shù)量。通過標準化材料規(guī)格和SKU數(shù)量，可以降低采購成本和管理成本。例如，統(tǒng)一辦公設(shè)備的型號和配置，減少不同規(guī)格設(shè)備的采購和維護難度。
2. **需求管理**：對使用部門提出的采購申請，從采購什么、買多少、什么時候買、什么時候到、如何采購五個方面進行分析。確保采購申請的合理性和必要性，避免盲目采購。同時，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃和運營需求，合理安排采購時間和數(shù)量，以提高采購效率和降低庫存成本。
#### 集中采購
1. **整合采購功能**：通過規(guī)范和優(yōu)化采購流程，將所有采購功能集中在采購部門。這樣可以提高采購的專業(yè)性和效率，便于對采購成本和質(zhì)量進行統(tǒng)一控制。同時，集中采購可以更好地處理利益再平衡，防止內(nèi)部沖突。
2. **集中供應(yīng)商**：對于標準化產(chǎn)品的采購，盡量集中在單一供應(yīng)商。對于那些標準化、同質(zhì)化且具有競爭力的產(chǎn)品，應(yīng)選擇一個相對優(yōu)秀的供應(yīng)商進行合作，即開發(fā)單一供應(yīng)商。這樣可以減少供應(yīng)商的數(shù)量，將有限的采購資源集中在優(yōu)秀的供應(yīng)商身上，以獲得更好的質(zhì)量、價格、交貨和服務(wù)保證。
### 利用管理軟件提升管理效率
1. **非生產(chǎn)采購管理軟件的作用**：企業(yè)應(yīng)安排專人負責非生產(chǎn)性采購的分類管理，使用管理軟件可以從宏觀的用途分類到微觀的規(guī)格分類，使采購過程更有條理，避免泛針對性采購造成的成本浪費。電子采購是實現(xiàn)非生產(chǎn)性采購?fù)黄频闹匾緩?，它可以解決紙質(zhì)資料留存過程中因人員不確定性導(dǎo)致的數(shù)據(jù)失真問題，提高數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
2. **選擇合適的管理軟件**：在選擇非工單物料管理軟件時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的需求和規(guī)模進行綜合考慮。要選擇功能完善、操作簡便、穩(wěn)定性好的軟件，同時還要考慮軟件的擴展性和兼容性，以滿足企業(yè)未來發(fā)展的需要。
### 監(jiān)督與考核機制
1. **內(nèi)部審計**：建立內(nèi)部審計機制，定期對非工單物料的采購、庫存和使用情況進行審計。審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購價格的合理性、庫存數(shù)據(jù)的準確性等方面。通過審計，可以及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并提出改進建議。
2. **績效評估**：制定科學(xué)合理的績效評估指標體系，對相關(guān)部門和人員在非工單物料管理方面的工作進行評估。評估指標可以包括采購成本控制、庫存周轉(zhuǎn)率、物料使用效率等方面。對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員進行獎勵，對工作不力的進行懲罰，以激勵員工積極參與物料管理工作，提高管理水平。
### 持續(xù)改進
1. **數(shù)據(jù)分析與反饋**：定期對非工單物料管理的數(shù)據(jù)進行分析，包括采購數(shù)據(jù)、庫存數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)等。通過數(shù)據(jù)分析，了解管理中存在的問題和趨勢，為決策提供依據(jù)。同時，建立反饋機制，及時將分析結(jié)果和改進建議反饋給相關(guān)部門和人員，促使他們采取措施進行改進。
2. **制度優(yōu)化**：根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和實際運營情況，定期評估和更新非工單物料管理制度。適應(yīng)法規(guī)變化和技術(shù)進步，不斷優(yōu)化管理流程和方法，以提高管理的有效性和適應(yīng)性。
### 結(jié)論
在2025年，有效管理非工單物料對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。通過優(yōu)化采購管理、完善庫存管理、加強物料使用管理、實行分類分級管理、標準化和需求管理、集中采購、利用管理軟件、建立監(jiān)督與考核機制以及持續(xù)改進等一系列措施，可以實現(xiàn)對非工單物料的精細化管理，降低企業(yè)成本，提高運營效率，增強企業(yè)的競爭力。
企業(yè)應(yīng)高度重視非工單物料管理工作，結(jié)合自身實際情況，制定適合企業(yè)發(fā)展的管理策略，并不斷探索和創(chuàng)新管理方法。同時，要加強員工培訓(xùn)，提高員工的管理意識和業(yè)務(wù)水平，形成全員參與、共同管理的良好氛圍。相信通過以上努力，企業(yè)能夠在非工單物料管理方面取得顯著成效，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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