如何做好公司質(zhì)量管理體系的管理代表工作呢？作為管理者代表，必須熟知質(zhì)量管理體系的相關(guān)條款和規(guī)定，了解如何使體系有效運(yùn)作，熟悉各個(gè)部門的工作流程。以下是一些參考建議：
1. 確保各項(xiàng)體系過程、程序和實(shí)踐的建立及保持，以實(shí)現(xiàn)各個(gè)體系的目標(biāo)。
2. 向最高管理者匯報(bào)關(guān)于組織實(shí)現(xiàn)各個(gè)體系計(jì)劃和需求的績效，以及有關(guān)實(shí)施的改進(jìn)建議。
3. 確保各個(gè)體系相關(guān)的要求和職責(zé)在組織中得到有效的溝通和理解。
4. 確保各個(gè)體系的相關(guān)方具備相關(guān)的要求和職責(zé)意識(shí)。
接下來，讓我們詳細(xì)了解一下管理者代表的崗位職責(zé)：
一、協(xié)助總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)公司建立、實(shí)施和保持質(zhì)量管理體系，確保整個(gè)企業(yè)內(nèi)促進(jìn)顧客質(zhì)量要求的形成，負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)之外部聯(lián)絡(luò)。
二、負(fù)責(zé)體系文件控制，審核質(zhì)量手冊、質(zhì)量方針、目標(biāo)，指導(dǎo)各部門負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)文件的使用、保管、收集、整理與歸檔。
三、審查各部門的質(zhì)量記錄格式，并審批；負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
四、向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況，提出改進(jìn)建議，協(xié)助總經(jīng)理制定管理評(píng)審計(jì)劃，協(xié)助協(xié)調(diào)各部門實(shí)施管理評(píng)審中的相關(guān)糾正和預(yù)防措施。
五、審查各有關(guān)部門編制的質(zhì)量計(jì)劃，協(xié)調(diào)各部門負(fù)責(zé)人對(duì)相關(guān)的質(zhì)量策劃及實(shí)施相應(yīng)的質(zhì)量計(jì)劃。
六、協(xié)調(diào)供銷部識(shí)別顧客的需求與期望，組織對(duì)檢測能力、生產(chǎn)能力及交貨期進(jìn)行評(píng)審，并負(fù)責(zé)與顧客進(jìn)行質(zhì)量方面的溝通。
七、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工程部的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)等工作，為工程部經(jīng)理提供質(zhì)量方面的參考意見。同時(shí)指導(dǎo)品質(zhì)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)等后續(xù)工作。協(xié)助生產(chǎn)部對(duì)新產(chǎn)品的加工試制和生產(chǎn)。同時(shí)協(xié)調(diào)生產(chǎn)過程中對(duì)設(shè)施采購的質(zhì)量審查以及售后服務(wù)的指導(dǎo)工作。
對(duì)于首次運(yùn)行的過程，首先在體系運(yùn)行3-6個(gè)月期間，進(jìn)行內(nèi)部質(zhì)量體系的審核，針對(duì)不合格項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)糾正并追蹤關(guān)閉。接著，在大約6個(gè)月時(shí)，進(jìn)行體系要求的管理評(píng)審，匯總報(bào)告并對(duì)改進(jìn)項(xiàng)目追蹤關(guān)閉。與認(rèn)證公司確定正式的認(rèn)證審核，申請獲取認(rèn)證證書。對(duì)于已存在的體系，只需針對(duì)此次換版的文件內(nèi)容進(jìn)行修改，并按要求運(yùn)行即可。
在建立質(zhì)量管理體系時(shí)，一個(gè)不可或缺的角色是“管理者代表”。那么，什么人可以擔(dān)任此角色？怎樣才能成為一個(gè)合格的管理者代表？作者結(jié)合多年的審核經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這一問題進(jìn)行了深入探討。本文旨在為正在建立或準(zhǔn)備建立質(zhì)量管理體系的組織在選擇管理者代表時(shí)提供啟示。
眾所周知，無論是質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)QMS（ISO9000族）還是環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)EMS（ISO14000族）或職業(yè)安全衛(wèi)生管理標(biāo)準(zhǔn)OHSMS18000，組織在建立、運(yùn)行相應(yīng)的管理體系時(shí)都應(yīng)由最高管理者指定專門的管理者代表，并明確其在建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)相應(yīng)的管理體系中的職責(zé)和權(quán)限。雖然標(biāo)準(zhǔn)并未強(qiáng)行要求管代必須由誰擔(dān)任，但由于其在組織建立實(shí)施質(zhì)量管理體系中的特殊性和重要性，對(duì)其本身的要求也相對(duì)較高。
管理者代表需要熟悉組織的產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容、過程及其相關(guān)的作業(yè)程序。QMS特別注重過程的管理和控制，其核心是如何保證向顧客提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。一個(gè)對(duì)組織的產(chǎn)品功能和特性一無所知或知之甚少的人很難擔(dān)負(fù)起建立并有效運(yùn)行一個(gè)符合組織產(chǎn)品特性的質(zhì)量體系的工作。
管理者代表在組織中需要有一定的威信和人格魅力。QMS是一個(gè)全員參與的管理系統(tǒng)，在實(shí)施過程中會(huì)遇到來自各方面的阻力和習(xí)慣勢力的責(zé)難。管代需要具備足以勸阻、化解各種阻力和威懾的能力。
良好的人際關(guān)系和溝通能力也是必不可少的。作為管代，需要有效地將QMS的管理要求轉(zhuǎn)換成全體員工的行動(dòng)，這需要通過深入宣傳、解釋和檢查來實(shí)現(xiàn)。較高的文字功底和一定的語言交流能力也是必不可少的，因?yàn)楣艽枰袚?dān)編寫或?qū)徍梭w系文件的重要任務(wù)。
堅(jiān)持原則敢于直言也是管代的重要品質(zhì)。一方面要對(duì)員工嚴(yán)格要求，對(duì)違反體系規(guī)定的行為及時(shí)指出和糾正；也要對(duì)最高管理者堅(jiān)持原則，對(duì)體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題敢于直言。
管理者代表的職責(zé)可以歸納為四個(gè)方面：確保體系的建立、實(shí)施和保持；向最高管理者報(bào)告體系業(yè)績和改進(jìn)需求；提高組織內(nèi)滿足法律法規(guī)、顧客和相關(guān)方要求的意識(shí)；負(fù)責(zé)體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。在深刻理解標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上，管理者代表需要結(jié)合組織的實(shí)際情況，抓好目標(biāo)建立、職能分配、資源需求、技術(shù)和管理作業(yè)文件建立、重大改進(jìn)活動(dòng)等方面的策劃。
做好管理者代表并非易事，需要具備一定的素質(zhì)和能力，并付出努力。7、內(nèi)審與管理評(píng)審的精心籌劃。一般而言，兩次相鄰評(píng)審的間隔時(shí)間不應(yīng)超過十二個(gè)月。在籌劃過程中，應(yīng)著重組織和推動(dòng)相關(guān)職能部門做好前期準(zhǔn)備工作，包括內(nèi)審員的培訓(xùn)、組織工作，確保各部門的輸入信息得到充分準(zhǔn)備，同時(shí)細(xì)致策劃時(shí)間、地點(diǎn)的安排以及結(jié)果處理的策略。
對(duì)于體系文件的制定與宣貫，高層管理者代表需全面負(fù)責(zé)。需組織好文件的宣講、培訓(xùn)工作，確保其得到有效實(shí)施與運(yùn)行。還需定期組織有關(guān)部門對(duì)文件適宜性、充分性、有效性進(jìn)行檢查與評(píng)審，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)責(zé)成相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)，并對(duì)改進(jìn)效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
在內(nèi)部審核的實(shí)行中，管理者代表的首要任務(wù)是審查內(nèi)審計(jì)劃，包括內(nèi)審員的資質(zhì)、審核組的組成、時(shí)間安排及日程設(shè)定，以及審核部門與要素的分配等。要組織或參與首次及末次會(huì)議，以樹立審核組的權(quán)威性。還需關(guān)注審核進(jìn)程，及時(shí)協(xié)調(diào)解決審核中遇到的問題，并對(duì)審核中產(chǎn)生的不符合項(xiàng)報(bào)告責(zé)成相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤驗(yàn)證其整改效果。
在管理評(píng)審的執(zhí)行中，應(yīng)重點(diǎn)抓好前期的準(zhǔn)備工作，按照標(biāo)準(zhǔn)或程序文件的規(guī)定將所需輸入的內(nèi)容及期限落實(shí)到相關(guān)職能部門。組織召開管理評(píng)審會(huì)議時(shí)，最高管理者應(yīng)親自主持并作出最終的評(píng)審結(jié)論與改進(jìn)決策。而管理者代表則需對(duì)體系運(yùn)行的績效、存在的問題及改進(jìn)建議進(jìn)行總結(jié)性發(fā)言。后期改進(jìn)措施的實(shí)施與效果跟蹤驗(yàn)證/評(píng)價(jià)也是管理評(píng)審的重要組成部分。
對(duì)于體系運(yùn)行的重點(diǎn)過程，管理者代表需進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)視與評(píng)價(jià)。為確保組織管理體系的持續(xù)改進(jìn)，管理者代表需掌握第一手資料，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)分析，從數(shù)據(jù)中找出趨勢和規(guī)律，進(jìn)而確定改進(jìn)的方向與措施。這包括但不限于合同履行情況、供方供貨業(yè)績、關(guān)鍵特殊過程能力、產(chǎn)品一次交檢合格率等多方面的數(shù)據(jù)分析。
在工作方法上，管理者代表需注意以下幾點(diǎn)：要了解現(xiàn)狀并掌握動(dòng)態(tài)，經(jīng)常到管理體系的歸口部門或現(xiàn)場了解組織內(nèi)部管理體系的現(xiàn)狀及運(yùn)行動(dòng)態(tài)。要加強(qiáng)溝通疏導(dǎo)，落實(shí)各項(xiàng)職能與任務(wù)，確保管理體系的建立、運(yùn)行與改進(jìn)成為一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要不失時(shí)機(jī)地對(duì)文件化體系及其實(shí)施的符合性、適宜性、充分性與有效性進(jìn)行監(jiān)視與評(píng)價(jià)。要善于分析并勤于改進(jìn)，及時(shí)對(duì)各方面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，采取針對(duì)性的糾正/預(yù)防/改進(jìn)措施。
作為組織的最高管理者代表，其職責(zé)是代表最高管理者對(duì)組織的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系進(jìn)行策劃與管理。其職責(zé)包括確保體系按標(biāo)準(zhǔn)要求建立、實(shí)施與保持；向最高管理者報(bào)告體系業(yè)績與改進(jìn)需求；提高組織滿足顧客/法律法規(guī)/相關(guān)方要求的全員意識(shí)；以及負(fù)責(zé)體系相關(guān)事宜的外部聯(lián)絡(luò)。其任務(wù)包括深入學(xué)習(xí)并理解標(biāo)準(zhǔn)要求，成為標(biāo)準(zhǔn)要求的明白者；作為體系運(yùn)行的策劃者、推進(jìn)者與督查者；以及負(fù)責(zé)重大改進(jìn)活動(dòng)/項(xiàng)目的策劃與實(shí)施等。
在具體的工作中，管代應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面：目標(biāo)的建立、展開與測量；職能分配的策劃與實(shí)施；資源需求的策劃與滿足；必要的技術(shù)和管理作業(yè)文件的建立與使用；以及重大改進(jìn)活動(dòng)/項(xiàng)目的策劃與實(shí)施等。還需精心策劃內(nèi)審與管理評(píng)審工作，為組織的持續(xù)、健康、有效運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)保障。
管代的作用直接關(guān)系到組織體系運(yùn)行的成敗。其領(lǐng)導(dǎo)力、策劃力、組織力及改進(jìn)能力等都是決定體系運(yùn)行質(zhì)量的關(guān)鍵因素。只有充分發(fā)揮管代的各項(xiàng)職責(zé)與任務(wù)，才能確保組織管理體系步入良性循環(huán)軌道。企業(yè)管理體系的構(gòu)建與實(shí)施
在制定并實(shí)施施體系文件后，需對(duì)體系文件進(jìn)行全面宣貫與培訓(xùn)，以保障其有效執(zhí)行。應(yīng)組織相關(guān)部門定期對(duì)體系文件的適宜性、充分性、有效性進(jìn)行檢查與評(píng)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)，同時(shí)對(duì)改進(jìn)效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
在內(nèi)部審核的組織實(shí)施過程中，管理代表需全面負(fù)責(zé)。包括審查內(nèi)審計(jì)劃、親自組織或參與關(guān)鍵會(huì)議、關(guān)注審核進(jìn)程以及及時(shí)解決審核中發(fā)生的問題。對(duì)于審核中開出的不符合報(bào)告，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行整改，并跟蹤驗(yàn)證整改效果。
在管理評(píng)審的組織實(shí)施中，管理代表需負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備、組織召開管理評(píng)審會(huì)議以及總結(jié)（綜合）性發(fā)言。應(yīng)確保體系運(yùn)行的績效、存在問題和改進(jìn)建議得到全面梳理和評(píng)價(jià)，為最高管理者提供決策依據(jù)。管理代表還需關(guān)注后期改進(jìn)措施的實(shí)施和效果跟蹤驗(yàn)證/評(píng)價(jià)。
對(duì)于體系運(yùn)行中的重點(diǎn)過程，如重要合同、關(guān)鍵供應(yīng)商、設(shè)計(jì)輸入與輸出、關(guān)鍵過程和特殊過程的能力等，管理代表應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)視和評(píng)價(jià)。環(huán)境因素/危險(xiǎn)源的識(shí)別與評(píng)價(jià)、法律與其他要求、目標(biāo)和指標(biāo)等EMS和OHSMS重點(diǎn)過程也需納入監(jiān)視范圍。
為了保障組織的管理體系持續(xù)改進(jìn)，管理代表應(yīng)掌握第一手資料，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其趨勢和規(guī)律，確定改進(jìn)方向和措施。應(yīng)及時(shí)組織開展改進(jìn)活動(dòng)，根據(jù)日常檢查和數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題或潛在問題及改進(jìn)機(jī)會(huì)，制定并實(shí)施糾正或預(yù)防措施。
在履行職責(zé)和任務(wù)時(shí)，管理代表的工作方法應(yīng)注意四點(diǎn)：要了解現(xiàn)狀，掌握動(dòng)態(tài)；要溝通疏導(dǎo)，落實(shí)職能；第三，要組織實(shí)施，監(jiān)視評(píng)價(jià)；要善于分析，勤于改進(jìn)。這四點(diǎn)方法論能夠幫助管理代表更好地履行職責(zé)，推動(dòng)管理體系的有效建立、實(shí)施和保持。
企業(yè)培訓(xùn)作為提升員工素質(zhì)、改善企業(yè)業(yè)績的重要手段，其實(shí)質(zhì)是一種長期收益。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需求和戰(zhàn)略目標(biāo)，制定有序的培訓(xùn)計(jì)劃。通過不同業(yè)務(wù)人員、培訓(xùn)計(jì)劃、需求過程、培訓(xùn)信息反饋、效果評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)績的改善和投資收益。
搭建企業(yè)培訓(xùn)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)梳理企業(yè)培訓(xùn)流程，確保平臺(tái)具備多種功能。例如魔學(xué)院這樣的企業(yè)培訓(xùn)平臺(tái)，提供了移動(dòng)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)項(xiàng)目、問卷調(diào)研、考試練習(xí)、社區(qū)問答、直播會(huì)議等終端功能。這些功能可以滿足企業(yè)內(nèi)部不同系統(tǒng)的需求，包括Web端、TV端、手機(jī)app等多種終端設(shè)備。平臺(tái)還提供了數(shù)據(jù)概覽、部門報(bào)表、自學(xué)報(bào)表等多維報(bào)表功能，幫助企業(yè)全面了解培訓(xùn)效果和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，針對(duì)性地對(duì)管理層進(jìn)行培訓(xùn)是必要的。這包括提升特定部門或個(gè)別員工的培訓(xùn)，以及全面的管理培訓(xùn)。如果資源和能力允許，全面的管理培訓(xùn)是最理想的選擇，能夠全面提升管理層的綜合素質(zhì)。另一種選擇是參加知名院校的研修班，如浙江大學(xué)的企業(yè)研修班。這類研修班不僅提供系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，還通過實(shí)戰(zhàn)案例分析和交流互動(dòng)，增強(qiáng)學(xué)員的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，提高解決問題的能力。
企業(yè)管理代表在管理體系的構(gòu)建與實(shí)施中扮演著重要角色。通過有效的工作方法和持續(xù)的改進(jìn)活動(dòng)，他們能夠推動(dòng)企業(yè)管理體系的有效建立、實(shí)施和保持。企業(yè)培訓(xùn)平臺(tái)的搭建和針對(duì)管理層的培訓(xùn)也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要手段。
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